初めての海外見本市・展示会、出展までの計画と準備のポイント解説

初めて海外の見本市に参加、出展をお考えの方の中には、なにから始めればよいのか、なに を、いつごろ準備すればよいのかよくわからないなどと、お困りの方も少なくありません。 そこで、本記事では、見本市参加の業務を円滑に進めるために役立つと思われる、出展までの計画と準備について解説します。

出展までの計画と準備

１，全体スケジュール 出展する

海外見本市・展示会の開催日から1年～1年半前から準備を始めるのが一般的です。 その後、ブースの装飾や輸送会社の選定など国内の見本市や展示会に比べやらなければならないことも多いので、早めに準備を始めることが重要です。

２，展示会開催国の文化と商習慣を事前に調べ、製品パッケージも翻訳する

展示会開催国の文化と商習慣のリサーチと、製品パッケージの現地語、または、英語への翻訳をしておきましょう。もし現地語への翻訳が難しい場合は、英語に翻訳します。 敢えて日本語表記のほうが良い場合もあります。現地のリサーチを入念に行い、戦略に合わせて対応しましょう。

３，出展前に知的財産権などの出願は済ませておく

海外展示会には、展示品のデザインや技術情報が盗まれるリスクが存在します。 出展前に下記の権利の出願は必ず済ませておきましょう。 知的財産権 特許権 意匠権（デザインに関する権利） 実用新案権（出展物の構造、形状、組み合わせに関わる「考案」についての権利） 商標権 日本貿易振興機構（ジェトロ）で知的財産保護についてのアドバイスを行っているので、相談してみてもよいでしょう。

４，運営体制をつくる

ブースの運営は営業、技術、受付担当だけでなく、決裁権のある責任者、通訳者、現地アドバイザーなどで行います。 顧客とのやり取り方法の他、当日のスケジュールや連絡体制や他ブースからの情報取集なども視野に入れた運営体制をつくりましょう。 同様に見本市・展示会後のフォローアップ体制もつくっておくことが必要です。

５，通訳任せにせず、自社の担当者でフォローできるようにする

現地の顧客に対する商品やサービスの紹介は通訳でも十分かもしれませんが、詳細なビジネスに話が及んだ場合は交渉の権限を持つ自社の担当者で対応することが必要です。 バイヤーのニーズを直接確かめ、商談成立の可能性を高めるためにも、通訳に全てを任せるのではなく、担当者を交えて直接コミュニケーションを取るようにしましょう。 担当者でも商品やサービスについて一通り英語で説明し、想定される質問に回答する練習をしておいた方がよいです。

まとめ

海外展示会を成功させるためには、会期前、会期中、会期後にやるべきことのポイントを押さえることが重要です。 煩雑な業務に流されることなく、海外顧客獲得という成果を得ていきましょう。